Những ngộ nhận về tính tự quản (Self-manage)

Tính tự quản (self-manage) là gì?

Theo từ điển Cambridge, “Self-manage” là việc tự đưa ra quyết định về cách tổ chức công việc của mình, thay vì làm việc dưới sự chỉ đạo, kiểm soát của người quản lý. Trong ngữ cảnh của Scrum, một team có tính chất tự quản khi họ tự quyết định ai sẽ làm việc gì (what), làm khi nào (when) và làm như thế nào (how) - không bởi sự chỉ đạo của bất kỳ ai (Scrum Guide, 2020).

​Vì sao tính tự quản quan trọng?

Tính tự quản hay tự chủ (autonomy) là một phần của Motivation 3.0, mang lại động lực cao nhất cho con người trong việc đóng góp tài năng và công sức của mình vào một mục tiêu chung. Sự tự quản còn giúp con người đạt được sự tự hiện thực hoá (self-actualization), là một nhu cầu cao nhất trong tháp nhu cầu của Maslow (Maslow’s Hierarchy of needs). Được làm việc trong một team tự quản sẽ khiến cho con người có nhiều động lực và cam kết với công việc hơn. Không những vậy, tính tự quản còn tạo điều kiện cho team được làm việc một cách tự do, tự chủ để có thêm ý tưởng cải tiến, sáng tạo từ nhiều góc nhìn, kinh nghiệm khác nhau. Trong tổ chức, một team tự quản sẽ có khả năng ra quyết định hiệu quả hơn, nhanh hơn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng chính xác hơn. Từ đó, góp phần vào sự thành công của sản phẩm/ tổ chức.
​
Ví dụ: trong một team tự quản, khi khách hàng gặp một vấn đề bất ngờ hoặc phát sinh một trường hợp đặc biệt, thay vì phải khiến khách hàng chờ đợi trong thời gian trình một đề xuất lên cho quản lý để được xét duyệt - họ được trao quyền để sáng tạo ra một giải pháp phù hợp với thẩm quyền và nguồn lực hiện có, và nhanh chóng đáp ứng nhu cầu, nhằm tăng sự hài lòng của khách hàng.
​

Những ngộ nhận về tính tự quản trong tổ chức/ team:

​Sự tự quản “giả tạo”: Có nhiều công ty đang chạy theo những thông điệp truyền thông về sự trao quyền (empowerment) và tính tự chủ (autonomy) như một chiến dịch, một phong trào theo xu hướng. Họ bỏ quên phần quan trọng là phải chia sẻ về giá trị của sự tự quản và truyền cảm hứng cho chính những người đang làm việc, cống hiến cho tổ chức. Chưa kể đến việc một vài nơi còn có hiện tượng “nói một đàng làm một nẻo”, miệng thì hô hào về tính tự quản nhưng họ vẫn quản lý team theo kiểu top-down, control & command. Từ đó, team trở nên mất lòng tin và trở nên thụ động, sếp bảo gì làm nấy, tiếp tục chấp nhận guồng quay ngày qua ngày (rat race cycle).

Tự quản nhưng không có tầm nhìn và mục tiêu chung (shared goal): Cũng có nhiều tổ chức thật sự muốn tìm kiếm lợi ích từ tính tự quản. Họ luôn thao thao về việc team phải tự quản lý và thật sáng tạo trong công việc nhưng lại không bao giờ chia sẻ về tầm nhìn của công ty, định hướng của sản phẩm và những mục tiêu rõ ràng. Team lúc đầu phấn khởi vì sự “tự do” nhất thời. Nhưng chỉ sau một vài tuần, sự hỗn loạn xảy ra - ngay cả đối với những team có nhiều thành viên nhiệt huyết và dày kinh nghiệm. Việc áp dụng tính tự quản mà không có mục tiêu chung giống như chơi bóng đá mà không biết khung thành ở đâu. Khi team không nhận biết mục tiêu, hay nói cách khác, có rất nhiều “mục tiêu” được ngầm hiểu một cách cá nhân, sẽ gây ra sự hỗn loạn, hoang mang không đáng có, tiêu tốn rất nhiều nguồn lực của công ty và công sức cá nhân mà không dẫn đến bất cứ thành quả nào.

Tự quản nhưng không có giới hạn/ ranh giới (boundary): Có những team thật sự đã hướng đến sự tự quản, có mục tiêu và lộ trình làm việc rõ ràng. Tuy nhiên, với những team còn thiếu kinh nghiệm, việc tự quyết định mọi vấn đề với mức độ quan trọng với độ phức tạp khác nhau dễ đẩy doanh nghiệp đến bờ vực rủi ro. Ở trường hợp này, việc thiết lập giới hạn cho sự tự quản là quan trọng. Một giới hạn với những nguyên tắc nhất định cho sự tự quản sẽ khiến cho team thấy an toàn hơn, tự tin hơn trong việc ra quyết định. Và giới hạn đó sẽ được mở rộng dần, nương theo sự phát triển, trưởng thành và kinh nghiệm của team.

Tự quản nhưng không có sự học hỏi và phát triển liên tục (continuous improvement): Đây là trường hợp những team làm việc lâu năm, đã rất quen với công việc hằng ngày, nhưng không phát triển được vì thiếu sự minh bạch những điều mà họ cần cải thiện và thay đổi. Họ sẽ tập trung vào những điều đã làm tốt mà quên mất rằng team đang chỉ giậm chân tại chỗ và không sáng tạo được thêm những giá trị mới, không có sự phát triển cho cả team lẫn các thành viên trong team. Trong một thế giới đầy biến động, việc từng cá nhân và team mỗi ngày tự học hỏi, phát triển, trở nên giỏi hơn, sáng tạo hơn và có tính tự quản cao hơn sẽ giúp team và tổ chức ở lại lâu hơn và vững vàng hơn trên thị trường cạnh tranh khốc liệt.

Qua những trường hợp trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy một điều: để thiết lập, nuôi dưỡng và phát huy tính tự quản cho cá nhân và team, chỉ trao quyền thôi là chưa đủ, mà cần có mục tiêu chung và giới hạn rõ ràng. Bên cạnh đó, việc tạo điều kiện để team trở nên minh bạch, liên tục học hỏi và phát triển để mở rộng vùng giới hạn là một điều cực kỳ quan trọng. Và Scrum chính là một Framework phù hợp để khởi tạo và phát triển những “Self-managing Team” thực thụ. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về Scrum Framework để khám phá cách Scrum giúp phát triển tính tự quản cho Scrum Team ra sao bạn nhé.

References:

1. https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/self-managed
2. Scrum Guide: https://scrumguides.org/scrum-guide.html
3. Drive, Daniel Pink: https://www.danpink.com/books/drive/
4. Maslow’s Hierarchy of Needs: https://www.simplypsychology.org/maslow.html

---

Tác giả: Quyen Nguyen
Quyên là CEO của Scrumviet, cô ấy có đam mê trong việc chia sẻ kiến thức và giúp các doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn, tập trung hơn vào việc phát triển nhân lực và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Ngoài ra Quyên còn là một nhà nghiên cứu trong lĩnh vực Ngôn ngữ học. Niềm đam mê này đã giúp Quyên có cái nhìn sâu sắc hơn trong việc xây dựng một tổ chức/ nhóm đến từ nhiều quốc gia khác nhau, tận dụng lợi thế đa dạng văn hoá và trở nên vượt trội. Niềm tự hào của Quyên là đã giúp các tổ chức và đội nhóm đa văn hoá thay đổi tư duy cũ, chuyển đổi sang cách làm việc mới qua đó tìm thấy niềm vui trong công việc, sáng tạo, và hiệu quả hơn.​

 

---

Những bài viết khác có thể bạn sẽ quan tâm