5 yếu tố quan trọng cần được quan tâm khi thực hiện Agile Transformation

Nếu ai đó có thể trả lời bạn một cách dễ dàng và ngay lập tức câu hỏi: "Agile Transformation là gì?" "Làm như thế nào?", tôi dám cá rằng người trả lời chưa hiểu rõ được câu hỏi hoặc họ chưa thực sự trải nghiệm đủ về Agile Transformation. Việc chuyển đổi một nhóm, hay tổ chức là một công việc phức tạp và đòi hỏi rất nhiều công sức nỗ lực của tất cả các bên. Những biến số, luôn có thể xuất hiện và thay đổi liên tục ảnh hướng đến sự thành công của bạn, hoặc có thể làm cho tổ chức thất bại trong quá trình chuyển đổi.

Agile Transformation

Every transformation journey is unique, so that we can’t copy and reuse it for the other.​
​Khoa Doan

Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển mình sang Agile. Tôi nhận thấy có rất nhiều điều cần phải quan tâm, về con người, về văn hoá của tổ chức, về cách vận hành của tổ chức. Mỗi góc đều có những khó khăn, những trở ngại, có thể tác động đến con đường chuyển đổi của doanh nghiệp.

Qua thời gian tôi cô đọng được 5 điểm quan trọng cần được quan tâm (trong rất nhiều điểm cần phải quan tâm), mà qua đó sẽ giúp các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi Agile của mình tránh được những sai lầm mà có thể mang lại ảnh hưởng nặng nề.


Đầu tư việc tìm hiểu rõ giá trị của Agile

Đầu tư việc tìm hiểu rõ giá trị của Agile, và xem xét rõ việc Agile đó phải là thứ tổ chức đang thực sự cần không? Không nên chuyển đổi bởi vì đối thủ đã chuyển đổi. Cũng không nên chuyển đổi bởi vì nó đang là xu thế. Việc hiểu rõ tại sao vô cùng quan trọng, vì chỉ khi bạn biết được giá trị nào Agile có thể mang lại và có thể giúp doanh nghiệp bạn vượt trội, bạn mới có thể từ đó lập nên chiến lược (khi nào chuyển đổi là phù hợp, và chiến lược ra sao) và cách để tiếp cận, giải quyết những khó khăn đang chờ đón bạn trên con đường chuyển đổi. Tôi khuyên các doanh nghiệp và những người đứng đầu hay có trách nhiệm trực tiếp, nên tìm hiểu về Agile, và trả lời tại sao chúng ta nên thực hiện Agile Transformation.


Chuyển đổi nhiều team cùng lúc hay cả hệ thống cần có sự chuẩn bị kỹ.

Việc áp dụng Agile, hay chuyển đổi sang Agile đòi hỏi phải có sự trải nghiệm và thích nghi. Ở đây tôi không nói là việc chuyển đổi nhiều team hay toàn hệ thống là không đúng, mà việc chuyển đổi là phức tạp (Complex) nó đòi hỏi Agile team phải cùng nhau xây dựng lên văn hoá và cách làm việc mới phù hợp với mình theo Agile. Chính vì vậy chưa có sự chuẩn bị kỹ mà chuyển đổi cùng lúc, hay chưa đánh giá rõ những mặt lợi hay hại mà triển khai sẽ dẫn bạn đến việc phải đối mặt với sự phức tạp nhân lên gấp nhiều lần. Bạn nên cân nhắc việc chuyển đổi một phần (Core team) rồi từ đó nhân rộng lên thay vì chuyển đổi tất cả khi bạn chưa am tường về Agile, hay những ẩn số có thể xảy ra khi chuyển đổi.


Chọn đúng người cho nhóm tiên phong chuyển đổi.

Nếu bạn đang có một nhóm tiên phong (Core team) đang thử nghiệm để áp dụng Agile vào công việc, qua đó học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm để nhân rộng ra nhiều team và tổ chức. Bạn sẽ cần phải quan tâm một điều quan trọng rằng, bạn phải chọn đúng người. Đúng người ở đây tức là những người bạn chọn vào team có đủ tiêu chí để có thể áp dụng Agile chưa? Họ đã biết gì về Agile chưa? Họ có hứng thú và có mong muốn thay đổi sang phương thức làm việc mới chưa? Và bản thân của những cá nhân này có đủ năng lực để áp dụng mô hình chưa? Việc chọn một nhóm đúng để làm việc không dễ, nó đòi hỏi phải có sự lựa chọn cẩn thận vì đây có thể là khởi đầu hoặc là kết thúc cho con đường chuyển đổi của bạn.


Tạo nhiều cách giao tiếp, chia sẻ thông tin về giá trị của Agile.

Trong quá trình chuyển đổi, việc chia sẻ và giới thiệu về giá trị của Agile đến tất cả mọi người trong công ty là cần thiết (Dù là bạn đang chỉ áp dụng thử nghiệm cho một team thì phần còn lại của tổ chức cũng cần được biết điều gì đang diễn ra). Nhưng cũng nhiều nhóm hay doanh nghiệp cũng mắc phải sai lầm trong việc này. Với kinh nghiệm giúp các doanh nghiệp và nhóm chuyển đổi, tôi nhận thấy rằng có một vài điểm chú ý khi chia sẻ và truyền tải thông điệp về Agile như sau:

• Không nên xem việc chia sẻ về Agile chỉ là một chiến dịch. Bạn tạo ra một chiến dịch, làm nhiều hội nghị, hay các chuyến tham quan học hỏi từ những mô hình đã thành công, vân vân. Rồi bạn chờ xem sự thay đổi. Thường sẽ không có sự thay đổi nào cả, hay thậm chí là những ca thán từ nhiều phía như: “Điều đó (Agile) không có làm được ở Công Ty này.” hay “Đây là ngành A họ làm vậy còn chúng ta là B, không được đâu!”. Bạn nên có một chiến lược với nhiều cách tiếp cận, giao tiếp liên tục và gần gũi với mọi người, để chia sẻ thông điệp cho toàn công ty hiểu được giá trị của việc chuyển đổi hay chuyện gì đang diễn ra một cách minh bạch nhất.

 

• Bỏ quên kênh kết nối là các manager tầm trung. Tại sao? Một lúc nào đó bạn sẽ nhận ra rằng, một trong những cản trở là (một vài, hoặc nhiều) manager tầm trung không hỗ trợ cho việc chuyển đổi. Tại sao? Có nhiều lý do, trong đó là vì họ không nhận thấy tương lai của mình trong mô hình mới, hoặc họ không tin vào nó. Thay vì bỏ rơi họ lại, bạn bên hiểu rằng, mất đi sự ủng hộ từ những vai trò này, tức rằng sẽ mất đi một cầu nối quan trọng đến với toàn thể nhân viên. Bạn nên chú trọng vào việc giúp các manager tầm trung hiểu và ủng hộ, thay vì bỏ rơi họ lại phía sau. Qua đó những người quản lý này sẽ là một phần quan trọng để giúp việc áp dụng thành công.

 

• Điểm thứ ba trong việc chia sẻ về Agile đến với mọi người trong tổ chức đó là, bạn không có tự tương tác và thay đổi theo tình hình thực tế. Mọi thông điệp đều đi từ trên xuống và không lắng nghe được lại những tiếng nói từ dưới lên. Điều này là một sai lầm nguy hiểm. Nên khi bạn đã có những cách chia sẻ thông điệp đến với toàn nhân viên, có được sự ủng hộ từ các manager cấp trung, thì bạn nên xây dựng một kênh tiếp nhận thông tin, và qua đó xem xét và phản hồi những nguyện vọng từ các thành viên trong công ty.

​

Kết quả kinh doanh cũng quan trọng như việc chuyển đổi.

Dù là việc chuyển đổi sang một mô hình nào, thì nó cũng có mục đích giúp cho đội nhóm và công ty trở nên hiệu quả hơn. Mang lại giá trị cho người dùng nhiều hơn. Nên việc chuyển đổi nhất là chuyển đổi toàn bộ hệ thống (Nếu bạn quyết định điều đó là cách tốt nhất). Thì bạn luôn phải cân bằng về tình hình kinh doanh và ảnh hưởng của việc chuyển đổi. Tránh việc chạy theo chuyển đổi mà ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh. Việc này đòi hỏi bạn phải xây một hệ thống kiểm tra và thích nghi việc thay đổi một cách linh hoạt (Bản thân tôi thấy Scrum framework là một lựa chọn tuyệt vời. Nếu các bạn muốn biết làm thế nào để áp dụng Scrum trong quá trình tái tổ chức, hay chuyển đổi, bạn có thể liên hệ trực tiếp với tôi.) để có thể kiểm tra và thích nghi tiên lục trong từng bước đi trong quá trình chuyển đổi của mình.

​
Kết Luận

Việc chuyển đổi một nhóm, hay cả doanh nghiệp luôn có nhiều thách thức. Và mỗi một lựa chọn đều có những tiềm ẩn nguy hiểm khác nhau, không chỉ là năm điều trên. Bạn phải luôn thật hiểu rõ được doanh nghiệp mình cần điều gì? Và việc thay đổi sẽ có thể giúp bạn được gì? Việc giữ đó làm mục tiêu sẽ giúp bạn có được nhiều sự lựa chọn và chiến lược tốt nhất cho con đường chuyển đổi sang Agile của mình. Chúc các bạn thành công!

Một bài viết khác của tôi về việc vì sao Agile là phương hướng cần cho doanh nghiệp thời nay.

 

---

Những bài viết khác có thể bạn sẽ quan tâm