[Liberating Structures] Open Space Technology

Giải phóng những hành động và khả năng lãnh đạo vốn có trong các nhóm ở mọi quy mô (90 phút đến 3 ngày)

One day a student asked, “What is the most difficult part of painting?” The master answered, “The part of paper where nothing is painted is the most difficult.” – Painting Zen

Điểm nổi bật của Open Space Technology:

• Khi mọi người cần phải tìm cách để giải quyết một thử thách chung khá phức tạp, bạn có thể giải phóng sự sáng tạo và khả năng lãnh đạo vốn có của họ cũng như khả năng tự tổ chức. (Tạo dựng khả năng Self-organization)
• Open Space (Không gian mở) làm cho tất cả mọi người được tham gia vào việc tạo nên danh sách những công việc và tiếp cận những vấn đề quan trọng đối với họ.
• Có thể cùng nhau tạo nên danh sách những công việc/kế hoạch và được tự do để theo đuổi đam mê, mọi người nhanh chóng trở nên có trách nhiệm trong việc giải quyết vấn đề và chuyển thành hành động. (Autonomy)
• Buông bỏ quyền kiểm soát trung tâm (tức là danh sách công việc và phân công nhiệm vụ) và đặt nó vào tay của tất cả những người tham gia tạo ra cam kết, hành động, đổi mới và theo dõi. (Bỏ đi cách quản lý Command và Control nữa)
• Có thể dùng Open Space với những nhóm lớn lên đến vài ngàn người.

Open Space Technology

Những điều cần chuẩn bị và quan tâm trước khi thực hiện:
1. Cấu trúc lời mời:

• Mời mọi người đến và nói cho họ biết về những vấn đề
• Mời những người tham dự cùng tạo ra danh sách công việc bằng cách post lên những phần mà họ sẽ họp lại với những chủ đề mà họ đam mê
• Mời những người tham dự tham gia vào bất cứ phần nào họ quan tâm tới

2. Không gian và những vật dụng cần được chuẩn bị:

• Ghế sắp vòng tròn đồng tâm cho 10 - 1000 người trong một căn phòng rộng hoặc một không gian mở
• Cần Microphone cho nhóm trên 40 người
• Một bảng Agenda trắng được gắn trên giá vẽ và bảng lật, giấy dán dài hoặc bảng trắng
• Agenda có nhiều slots đủ cho những sessions được thực hiện đồng thời, để có thể phù hợp với những điều có khả năng xuất hiện trong thử thách và số người tham gia. (Một nguyên tắc nhỏ là 3 trong số 10 người tham gia sẽ đăng một session, ví dụ: sẽ có 15 sessions cho 50 người tham dự)

3. Phân bố sự tham gia:

• Mọi người quan tâm đến những thử thách và chập nhận lời mời từ tổ chức.
• Mọi người có cơ hội đóng góp như nhau.
• Luật “Law of Two Feet” điều chỉnh sự tham gia của tất cả những người tham dự trong các sessions khác nhau:"Hãy đi và tham dự bất cứ session nào bạn muốn, nhưng nếu bạn thấy mình trong một session mà bạn không học hoặc đóng góp, hãy sử dụng hai chân của bạn đi đến nơi khác mà bạn có thể học hoặc đóng góp!”

4. Cấu hình các nhóm:

• Bắt đầu cùng nhau trong một vòng tròn lớn (hoặc nhiều vòng tròn đồng tâm nếu cần)
• Tiếp tục với các nhóm có quy mô khác nhau tự tổ chức xung quanh các chủ đề của agenda

Trình tự các bước thực hiện:

1. Trưởng nhóm hoặc người hỗ trợ giới thiệu về khái niệm và cơ cấu của Open Space, bao gồm cả Luật “Law of Two Feet” và 4 nguyên tắc của nó (short form: 90 phút, long form: tối đa 3 ngày)
2. “Marketplace” được mở: người tham gia đề xuất những topic và thời gian và địa điểm cả nhóm sẽ gặp (short form: 15 phút, long form: 20-30 phút)
3. Người triệu tập hỗ trợ những session, nhóm phát triển những sự giới thiệu và những kế hoạch hành động. Ghi chú được viết lại và đăng lên (short form: 2 vòng của session 30 phút hoặc 1 vòng 60 phút, long form: nhiều vòng của những session 60-90 phút).
4. Báo cáo hoàn thành, giải tán và đóng. (Short form: 15 phút, long form: 60 phút)

Xem thêm:
Liberating Structures là gì?
------------------------------------
Hiện tại Scrumviet đang tổ chức một nhóm thực hành Liberating Structures tại Hồ Chí Minh, để cùng chia sẻ và giao lưu với mọi người có cùng mối quan tâm về Liberating Structures. Nếu bạn có hứng thú muốn tham gia những buổi meetup cùng Scrumviet có thể tham gia nhóm tại:

Meetup
Facebook group
​​Group Slack

------------------------------------
Reference: Dịch từ http://www.liberatingstructures.com/25-open-space-technology/