Tính vững bền của Hệ Thống (System)

Hệ Thống (System) là gì?

Để định nghĩa hệ thống, chúng ta hãy tìm hiểu về những thứ cấu thành một hệ thống. Một hệ thống thường chứa đựng ba thứ: Những thành phần cấu tạo ra nó, cách nó hoạt động, và mục đích tồn tại của nó. Với định nghĩa như vậy bạn sẽ dễ dàng bắt gặp một hệ thống ở khắp nơi, một trường học, thành phố, sinh vật sống và nhận ra rằng chính một công ty, hay tổ chức cũng là một hệ thống.

Trong bài viết này tôi sẽ phân tích về việc làm sao để một hệ thống có thể phát triển bền vững, qua đó liên hệ đến sự bền vững của một Công Ty hay Tổ Chức.

Làm sao Để Một Hệ Thống Bền Vững?

​Bản thân hệ thống sẽ có ba thứ để giúp nó tồn tại và phát triển:

Resilience (Khả Năng Phục Hồi)

Khả năng Phục Hồi có nhiều định nghĩa, tùy thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực mà định nghĩa sẽ khác nhau. Nhưng nghĩa trong từ điển thông thường sẽ là: “khả năng đàn hồi trở lại hình dạng, vị trí, v.v., sau khi bị ép hoặc kéo căng”. Khả năng Phục Hồi là thước đo khả năng tồn tại của Hệ Thống dưới tác động của môi trường xung quanh. Đối lập với khả năng Phục Hồi là độ giòn hoặc độ cứng.

Khả năng phục hồi của mỗi một hệ thống sẽ khác nhau, và tuỳ thuộc rất nhiều vào cách mà hệ thống đó hoạt động. Cũng như nó rất dễ bị tổn hại bởi những sự mất cân đối bên trong hệ thống. Lấy một ví dụ cụ thể “Just-in-Time” là một phương pháp giúp giao hàng hoá đúng lúc cho nhà bán lẻ hoặc nguyên liệu cho nhà sản xuất đã làm giảm sự bất ổn của hàng tồn kho và giảm chi phí trong nhiều ngành công nghiệp. Tuy nhiên bản thân nó cũng dễ làm hệ thống cung ứng tổn thương hơn trong việc cung cấp nhiên liệu, lưu lượng giao thông, sự cố máy tính, tình trạng sẵn có lao động và các trục trặc có thể xảy ra khác. Vì đơn giản nó sẽ tăng áp lực lên những phần này của hệ thống cung ứng để đảm bảo mô hình “Just-in-Time” hoạt động tốt.


Self-organize (Tính Tự Tổ Chức)

Điều kỳ diệu nhất của một hệ thống là khả năng tự học hỏi, phát triển đa dạng, phức tạp của nó. Đó là sự phát triển kỳ diệu của một phôi thai đã được thụ tinh, từ chính phôi này, đã hình thành và phát triển nên một sinh vật sống có cấu trúc tế bào vô cùng phức tạp. Tôi vừa nói qua sự kỳ diệu của tạo hoá trong việc đa dạng hoá các loài từ một đống bùn đất. Khả năng tự cấu trúc chính nó để trở nên phức tạp hơn này được gọi là Tính Tự Tổ Chức.

Bản thân tính Tự Tổ Chức là một món quà kỳ diệu. Nó giúp hệ thống hình thành và phát triển. Cũng như đa dạng hoá cơ hội trước những biến động xung quanh. Hãy tưởng tượng tế bào bạch cầu của bạn, nó đã tự hoạt động để chống lại những nguy cơ lây nhiễm bệnh, giúp cho cơ thể của bạn khoẻ mạnh. Nhưng tiếc thay, ngày nay tính Tự Tổ Chức này đang bị xâm phạm một cách nghiêm trọng vì thiếu nhận thức về Tính Tự Tổ Chức.

Giống như khả năng Phục Hồi, khả năng Tự Tổ Chức thường bị hy sinh vì mục đích đạt được năng suất và sự ổn định ngắn hạn. Năng suất và sự ổn định là những lời bào chữa thông thường để biến những con người sáng tạo thành những công cụ hỗ trợ máy móc cho các quy trình sản xuất. Để thiết lập các bộ máy quan liêu, quản lý khắc khe đối xử với mọi người như thể họ chỉ là những bánh răng với lý do để đảm bảo được năng xuất hay hoạt động ổn định của nhà máy.

Lý do khả năng Tự Tổ Chức thường bị hy sinh là vì, Tính Tự Tổ Chức thường tạo ra sự không đồng nhất và không thể đoán trước. Nó có khả năng đưa ra những cấu trúc hoàn toàn mới, những cách làm việc hoàn toàn mới. Nó đòi hỏi sự tự do và thử nghiệm, và một số rối loạn nhất định. Những điều kiện khuyến khích Tự Tổ Chức này thường có thể gây sợ hãi cho các cá nhân và đe dọa các cấu trúc quyền lực.


Hierachy (Sự Phân Cấp)

Trong quá trình tạo ra các cấu trúc mới và bản thân hệ thống đó tăng độ phức tạp, một điều mà một hệ thống Tự Tổ Chức thường tạo ra là hệ thống phân cấp (Hierachy). Bản thân thế giới được tổ chức thành các hệ thống con được tổng hợp thành các hệ thống con lớn hơn, được tổng hợp thành các hệ thống con còn lớn hơn. Lấy ví dụ: một tế bào trong gan của bạn là một hệ thống con của một cơ quan, là gan đó cũng là một hệ thống con của bạn, và bạn là một hệ thống con của một gia đình, một đội thể thao, một nhóm nhạc, v.v. Các nhóm này là các hệ thống con của một thị trấn hoặc thành phố, sau đó là một quốc gia, và sau đó là toàn bộ hệ thống kinh tế xã hội toàn cầu… Sự sắp xếp các hệ thống con bên trong hệ thống lớn hơn này được gọi là sự thống phân cấp.

Sự phân cấp bản chất không xấu, mà nó còn là đóng góp vào việc giúp hệ thống đó bền vững. Vì chúng không chỉ mang lại sự ổn định và khả năng Phục Hồi của hệ thống mà còn vì chúng giảm lượng thông tin quá tải mà bất kỳ phần nào của hệ thống phải theo dõi để quản lý.

Tất nhiên, cái lợi nào cũng sẽ thành hại nếu Hierachy bị đẩy đến mức cực hạn của nó. Lấy ví dụ cụ thể và ảnh hưởng nhất, là việc quản lý quá chặt chẽ của hệ thống lớn hơn bên trên với hệ thống bên dưới: Nếu bộ não kiểm soát từng tế bào chặt chẽ đến mức tế bào không thể thực hiện các chức năng tự duy trì của nó, toàn bộ sinh vật có thể chết. Nếu các quy tắc và quy định của trường cản sinh viên hoặc giảng viên khám phá tri thức một cách tự do, thì mục đích của trường đại học sẽ không còn là đào tạo và phát triển tri thức nữa. Hoặc khả năng Phục Hồi, khả năng Tự Tổ Chức bị hy sinh vì mục đích đạt được năng suất và sự phát triển ngắn hạn như tôi đã đề cập ở trên.

——--

Vậy Tóm lại, để hệ thống bền vững, chúng ta sẽ cần đến cả ba điều trên. Nhưng câu hỏi được đặt ra là: mức độ và cấu trúc của nó như thế nào? Vì không phải mọi hệ thống đều cần Khả năng Phục Hồi, sự Phân cấp hay tính Tự Tổ Chức là như nhau. Để trả lời câu hỏi này mời bạn đọc tiếp phần sau.


Một Lãnh đạo là một người có khả năng Tư Duy Hệ Thống

Bản thân hệ thống không phải chỉ là tổng của những thành phần tạo ra nó. Hệ thống còn chứa đựng cách các thành phần đó tương tác với nhau. Sự tương tác này càng hiệu quả bao nhiêu thì hệ thống đó càng phát triển và hướng đến mục tiêu chung.

Hiểu được điều này sẽ là một thay đổi lớn trong tư duy của một người Lãnh Đạo. Bởi bạn sẽ nhận thức được những tương tác và cách thức tất cả các thành viên trong tổ chức đó tương tác với nhau là vô cùng phức tạp. Nếu không có sự quan sát, và tư duy sâu, chúng ta khó lòng nhận biết được những vấn đề đang ngầm chảy bên dưới tổ chức của mình. Chúng ta cũng khó nhận ra những liên kết giữa các cá nhân với nhau, giữa team với team, giữa phòng ban với phòng ban v.v.. Một Lãnh Đạo giỏi là một người có được cái nhìn sâu này, hay còn gọi là Tư Duy Hệ Thống.

Khi khả năng tư duy hệ thống của bạn cao. Bạn sẽ thấy được nối liên kết chằn chịt giữa các cá nhân, và tổ chức. Những mối liên kết này sẽ tạo ra hành vi, và cách cá nhân đó cống hiến cho nhóm, hay công việc. Khi nhận thức của bạn nâng cao, bạn sẽ thấy mình cần phải làm gì để giúp hệ thống đó bền vững hơn qua việc thay đổi: Khả năng phục hồi, Sự Phân Cấp và Tính Tự Tổ Chức.

Vậy Một Lãnh Đạo cần bắt đầu từ đâu để phát triển khả năng Tư Duy Hệ Thống?

Tôi sẽ trả lời thằng vào vấn đề: Bạn cần phải biết rõ hiện tại mình đang ở đâu. Qua đó vạch rõ lộ trình và phát triển khả năng lãnh đạo của mình. Một mô hình đánh giá toàn diện về khả năng lãnh đạo có thể giúp bạn nhận thức được hiện tại, từ đó có kế hoạch cho tương lai.

Leadership Circle Profile®​ là một mô hình có thể giúp bạn phát triển được khả năng lãnh đạo một cách toàn diện và đáng tin cậy. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây.
​

---

Tác giả: Khoa Doan
Khoa is one of 350 Professional Scrum Trainers (PST) of Scrum.org in the world and the first PST in Vietnam. He is ICF - Professional Certified Coach (PCC level). Besides that, Khoa is the Founder of Scrumviet - Professional Training Network (PTN) of Scrum.org. He is the host and organizer of Scrum day Vietnam.

---