"Phân tích đầy đủ danh mục các hoạt động và mối liên hệ để xác định những trở ngại và cơ hội cho sự tiến bộ (95 phút)"
Điểm nổi bật của Ecocycle Planning:
- Có thể loại bỏ hoặc giảm thiểu các tắc nghẽn phổ biến làm kìm hãm hiệu suất bằng cách sàng lọc danh mục hoạt động của nhóm bạn, xác định các yếu tố nào đang thiếu tài nguyên và yếu tố nào cứng nhắc và cản trở tiến trình.
- Cho phép sàng lọc, sắp xếp thứ tự ưu tiên và lên kế hoạch hành động với mọi người tham gia vào các hoạt động cùng một lúc, trái ngược với cách làm thông thường đằng sau cánh cửa đóng kín với một nhóm nhỏ.
- Thêm vào đó, Ecocycle giúp đỡ mọi người có thể thấy được "rừng VÀ cây" - họ thấy nơi mà những hoặc động của họ phù hợp vào một ngữ cảnh lớn hơn. (Nhìn nhận bối cảnh, và những vấn đề trong nó, thường khi nhìn vào khu rừng chúng ta hay quên mấy sự hiện diện của từng cá thể cây)
- Ecocycle Planning mời những người lãnh đạo cùng tập trung vào sự phá hủy và đổi mới một cách sáng tạo bên cạnh các chủ đề điển hình liên quan đến tăng trưởng hoặc hiệu quả.
- Cho phép thúc đẩy sự nhanh nhẹn, khả năng phục hồi và hiệu suất bền vững bằng cách bao gồm cả bốn giai đoạn phát triển trong quy trình lập kế hoạch.
Những điều cần chuẩn bị trước khi thực hiện:
1. Cấu trúc lời mời:
- Mời nhóm để xem xét, tổ chức và sắp thứ tự ưu tiên cho những hoạt động hiện tại, qua 4 giai đoạn phát triển: sinh ra, trưởng thành, hủy phá mang tính sáng tạo và hồi sinh.
- Mời nhóm xây dựng các bước hành động được liên kết với từng giai đoạn: hành động thúc đẩy tăng trưởng trong giai đoạn sinh ra, hành động kéo dài tuổi thọ hoặc tăng hiệu quả trong giai đoạn trưởng thành, hành động cắt tỉa gỗ chết (phần dư thừa) hoặc thực hành cứng nhắc trong giai đoạn phá hủy sáng tạo, hành động kết nối người sáng tạo hoặc chuẩn bị cho sự ra đời trong giai đoạn đổi mới. Lập trường người lãnh đạo cần thiết cho từng giai đoạn có thể được mô tả là doanh nhân, nhà quản lý, và người kết nối.
- Một căn phòng với tường phẳng và không gian mở cho tất cả những người tham dự có thể đứng thoải mái trước bức tường.
- Ghế để mọi người có thể ngồi thành từng nhóm 4 người, có hoặc không có bàn tròn nhỏ.
- Bản đồ Ecocyccle cho từng người tham gia và poster lớn để dán tường.
- Giấy note cho từng hoạt động.
- Mọi người tham gia vào công việc, tất cả các cấp bậc và chức năng.
- Tất cả mọi người có cơ hội đóng góp như nhau.
- 1-2-4-All
- Group nhỏ cho những bước hành động.
Trình tự và các bước chi tiết:
- Giới thiệu ý tưởng về Ecocycle và chuyển tờ bản đồ Ecocycle cho người tham dự (5 phút) - Xem hình phía trên
- Yêu cầu người tham dự tự tạo ra một danh sách hoạt động: “Cho nhóm làm việc (ví dụ: phòng ban, chức năng hoặc cả công ty), tạo danh sách cho tất cả mọi hoạt động (dự án, sáng kiến) mà sử dụng thời gian của bạn” (5 phút)
- Yêu cầu mọi người làm việc theo cặp để quyết định vị trí của mọi hoạt động trong Ecocycle (10 phút)
- Mời mọi người thành lập nhóm bốn người và hoàn thiện vị trí của các hoạt động trên bản đồ Ecocycle (15 phút)
- Yêu cầu mỗi nhóm đưa các hoạt động của mình lên giấy note và tạo bản đồ tổng của cả phòng bằng cách mời từng nhóm một để đặt giấy note của họ trên bản đồ lớn hơn - (15 phút)
- Yêu cầu mỗi nhóm lùi lại và hệ thống lại mô hình của các vị trí. Yêu cầu họ tập trung vào tất cả các hoạt động có sự đồng thuận về vị trí của họ. Hỏi: “Những hoạt động nào chúng ta cần để phá hủy một cách sáng tạo hoặc dừng lại để tiến về phía trước? Những hoạt động nào chúng ta cần mở rộng hoặc bắt đầu tiến lên? (15 phút)
- Trong các nhóm nhỏ, đối với mỗi hoạt động cần được dừng lại (các hoạt động nằm trong Rigidity Trap), hãy tạo bước hành động đầu tiên. (10 phút hoặc nhiều hơn tùy thuộc vào số lượng các hoạt động và nhóm)
- Trong các nhóm nhỏ, đối với mỗi hoạt động cần bắt đầu hoặc nhận thêm tài nguyên (hoạt động trong Poverty trap), hãy tạo bước đầu tiên. (10 phút hoặc nhiều hơn như trên)
- Yêu cầu tất cả các nhóm tập trung vào tất cả các hoạt động mà không có sự đồng thuận. Thực hiện một cuộc trò chuyện nhanh để hiểu được sự khác biệt trong vị trí. Khi có thể, hãy tạo các bước hành động đầu tiên để xử lý từng bước. (10 phút)
Giá trị từ Ecocycle Planning mang lại:
- Giúp lập thứ tự ưu tiên.
- Cân bằng danh sách và độ ưu tiên cho hành động sắp tới.
- Xác định sự lãng phí và cơ hội để giải phóng nguồn tài nguyên đang bị lãng phí.
- Tạo không gian và lắng nghe tất cả những quan đểm cùng một lúc.
- Tạo khả năng phục hồi và hấp thụ sự gián đoạn/khó khăn bằng cách tái tổ chức các chương trình cùng với nhau
- Để lộ ra toàn bức tranh, cả rừng VÀ cây. (Nhìn rõ vấn đề từ tổng quát đến chi tiết).
Xem thêm: Liberating Structures là gì?
------------------------------------
Hiện tại Scrumviet đang tổ chức một nhóm thực hành Liberating Structures tại Hồ Chí Minh, để cùng chia sẻ và giao lưu với mọi người có cùng mối quan tâm về Liberating Structures. Nếu bạn có hứng thú muốn tham gia những buổi meetup cùng Scrumviet có thể tham gia nhóm tại:
Meetup
Facebook group
Group Slack
------------------------------------
Reference: Dịch từ http://www.liberatingstructures.com/31-ecocycle-planning/
Copyright © 2023, Scrumviet. All rights reserved.