Các dấu hiệu của một buổi Sprint Retrospective không hiệu quả.

Những dấu hiệu nào cho bạn biết rằng buổi Sprint Retrospective đang không thực sự hiểu quả, hoặc không mang lại giá trị mong đợi? Và chính bạn, là Scrum Master phải chú ý đến và có sự hỗ trợ tương ứng với team.

Dưới đây tôi sẽ liệt kê nhanh những dấu hiệu của một buổi Sprint Retrospective mà tôi thường thấy nhất:

“Chỉ tốn thời gian!”

Bạn đã từng nghe ai đó trong Team của mình thốt lên những lời này không? Hay thậm chí là dần dần, các thành viên lẩn trốn buổi event này. Bạn sẽ nghe thấy nhiều nhất là ở những Scrum Team mà các Scrum Master đang không làm đủ và đúng vai trò của mình. Các thành viên không hiểu được giá trị của Sprint Retrospective, các buổi Sprint Retrospective diễn ra nhàm chán, lặp lại với cùng một khuôn mẫu, và không có sự cải tiến nào qua mỗi Sprint cả?! Lúc này, là một Scrum Master, bạn cần phải thay đổi nó ngay, nếu không muốn Scrum Team ngày càng chán nản, đánh mất lòng tin vào Scrum và vào lẫn nhau. Có rất nhiều thứ mà Scrum Master phải thực hiện ngay, đó là:

1. Giúp Scrum Team hiểu được giá trị Sprint Retrospective (Nếu Scrum Team chưa hiểu rõ hay chưa hiểu đúng giá trị của event này).
2. Thay đổi cách thức tổ chức buổi Sprint Retrospective: Thay đổi How (cách bạn facilitate buổi event, và What là format của buổi Retro).
3. Đôi lúc, một buổi ăn uống cùng nhau, hay một buổi Sprint Retrospective bên ngoài công ty sẽ là một sự cải thiện thấy rõ. Hoặc một buổi uống beer và ăn trưa cùng nhau cũng là một sự trải nghiệm thú vị.

“Tôi bị ép buộc phải tham dự!”

Ai đó đã thốt lên những lời này vì họ bị ép buộc, dần họ bị ác cảm và tìm cách chống lại nó. Đơn giản, không nên ép buộc ai phải tham dự cả. Chính tôi cũng từng thực hiện một buổi Sprint Retrospective với chỉ 1-2 người (20% các thành viên trong Scrum Team). Qua vài Sprint, số lượng người tham gia đầy đủ hơn và một cách tự nguyện, các buổi Sprint Retrospective luôn được ủng hộ. Bạn biết vì sao không? Việc của bạn là làm cho buổi Sprint Retrospective trở nên có giá trị với Scrum Team, và rồi dần dần, giá trị đó sẽ được đón nhận, và Scrum Team sẽ chọn điều mang lại giá trị cho họ. Việc của bạn không phải là ép buộc ai đó phải tham dự một buổi Sprint Retrospective mà họ không thật sự muốn tham dự.


"Sprint sau mới làm Sprint Retrospective nhé, Sprint này team bận quá!"

Team đến nói với bạn rằng: họ bận và nhiều việc quá, đến nỗi không có thời gian để dành cho Sprint Retrospective, Sprint sau hãy làm nhé! Điều nãy sẽ dễ xảy ra và thường xuyên với một Team đang cố gắng tập trung vào công việc, họ hi vọng rằng thời gian dành cho Sprint Retrospective sẽ giúp họ hoàn thành nhiều việc hơn?!

Việc bạn phải quan tâm ở đây là làm rõ với Scrum Team về Productivity khác với Velocity (Bạn hãy xem qua bài tôi viết về sự khác biệt này, không phải lúc nào Velocity cao sẽ đồng nghĩa với Productivity cao). Việc giảm đi thời gian làm Sprint Retrospective sẽ không giúp cho Team chắc chắn cải thiện Productivity. Thay vào đó, dành thời gian cho Sprint Retrospective mới giúp cho việc gia tăng Productivity. Vì Sprint Retrospective không chỉ là cơ hội để nhìn lại và cải thiện cách làm việc của Scrum Team, mà còn là một điểm dừng, một góc để giúp Team lắng đọng và phục hồi năng lượng, lấy lại cân bằng, để chuẩn bị tốt cho Sprint tiếp theo. (Bạn có biết: tôi còn tổ chức một buổi thiền trong Sprint Retrospective?)


Nhóm không thấy "an toàn" khi tham dự Sprint Retrospective.

Có nhiều lý do cho việc này:

1. Văn hoá đổ lỗi, và chỉ trích: Điều này là sự nguy hại cần được quan tâm hàng đầu. Đơn giản, bạn có muốn tham dự một buổi họp mà trong đó ai cũng chỉ trích lẫn nhau, và đổ lỗi cho nhau? Thay vào đó nên nuôi dưỡng văn hoá “một Team”. Chúng ta là một Team, làm cùng nhau, thành công cùng nhau, và cải thiện cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Huấn luyện và chia sẻ với Scrum Team về kỹ năng lắng nghe cũng là một chìa khoá giúp tạo sự đồng cảm và nuôi dưỡng văn hoá nhóm.
2. Bạn có gặp phải trường hợp, một vài người trong Team tỏ ra vượt trội hơn, và thường hay dẫn dắt cuộc nói chuyện? Hậu quả sẽ là buổi Sprint Retrospective chỉ xoay quanh một hoặc hai người đó thôi. Là một Scrum Master bạn phải cần tránh điều này. Bạn phải biết cách tổ chức và tạo điều kiện cho mọi thành viên trong nhóm có thể thoải mái nói chuyện, nêu quan điểm và chia sẻ. Ai cũng có cơ hội được nói. Kỹ năng facilitate sẽ rất cần thiết để bạn có thể giúp Scrum Team tránh tình trạng “Team của một người” này. Tuyệt đối phải quan tâm nếu ai đó trong Sprint Retrospective trở nên thụ động.
3. CFO/CEO nói: “Tôi muốn tham dự Sprint Retrospective!”. Sprint Retrospective là buổi event dành riêng cho Scrum Team. Việc các bên liên quan có mối quan tâm đến buổi event này là thường xuyên xảy ra. Scrum Master phải thảo luận và hiểu được lý do vì sao, và mối quan tâm của các bên liên quan khi muốn tham dự buổi Sprint Retrospective là gì. Từ đó có được cách để giúp Team có được một buổi Sprint Retrospective dành riêng cho mình, và các bên liên quan vẫn thoải mái có được điều mình cần. (Ví dụ: Nếu CFO mong muốn có cơ hội nói chuyện cùng Team, thì có những buổi event khác có thể giúp cho việc này như Sprint Review chẳng hạn. Hay Product Owner đã có sự tương tác đủ với các bên liên quan để tránh việc thiếu minh bạch trong tầm nhìn của sản phẩm hay chưa? Nếu chưa, khuyến khích Product Owner làm việc nhiều hơn với các bên liên quan để thông tin có thể được minh bạch hơn).

​Trên đây là những tình huống thường xảy ra và ảnh hưởng đến việc Scrum Team có thể có được Sprint Retrospective giá trị. Còn bạn? Bạn có những kinh nghiệm hay trải nghiệm nào khác mang lại ảnh hưởng không tốt cho Sprint Retrospective không? Hãy chia sẻ cùng tôi bằng cách để lại comment bên dưới nhé.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các format giúp tổ chức một buổi Sprint Retrospective hiệu quả, xem thêm tại đây nhé: Các Format dành cho Sprint Retrospective

​Scrum on!