Design StoryBoards – Basic

Định nghĩa từng bước một những phần tử/ các bước từ những ý tưởng sơ khởi đến giai đoạn sản xuất cuối cùng. (25 - 70 phút)

Điểm nổi bật của Design StoryBoard:

• Những nguyên nhân chung nhất của những cuộc họp rối loạn có thể được loại bỏ: mục đích không rõ ràng hoặc thiếu điểm chung, lãng phí thời gian, sự tham gia hạn chế, thiếu tiếng nói, tư duy hùa theo số đông và làm cho những người tham gia chán nản.
• Tiến trình của việc thiết kế ra Storyboard vẽ ra một mục đích trở nên rõ ràng hơn và phù hợp hơn từng cấu trúc vi mô tương ứng.
• Thể hiện được những nhân tố (con người) cần cho sự thành công.
• Storyboard mời những người tham gia theo thiết kế để cẩn thận định nghĩa ra tất cả những yếu tố tổ chức vi mô cần thiết để đạt được mục đích của họ: lời mới có cấu trúc, không gian, vật dụng, người tham dự, các cấu hình nhóm, việc tạo điều kiện và phân bổ thời gian.
• Storyboard ngăn chặn việc người ta bắt đầu và thực hiện một buổi họp mà không được lên kế hoạch một cách rõ ràng.
• Thiết kế tốt tạo ra nhiều kết quả tốt hơn cả mong đợi bằng cách phát hiện ra những nguồn sáng tạo ngầm và tiềm ẩn.

Những điều cần chuẩn bị và quan tâm trước khi thực hiện:

• Mời một team được thiết kế (là tập con đại diện của một nhóm) để tạo ra một kế hoạch chi tiết, bao gồm cả những chú thích nhìn thấy được, sao cho người tham gia sẽ tương tác như thế nào để đạt được mục đích của họ
• Không gian và những vật dụng cần được chuẩn bị:
  • Một bức tường mở được trang trí bằng thảm giấyhoặc bảng lật
  • Giấy Note 2x4 inch và Thẻ bài Liberating Structures
  • Bảng storyboard trắng (xem Collateral Material)
  • Phân bố sự tham gia: mọi người đều tham gia trong việc thiết kế và lên kế hoạch cho buổi họp, cơ hội đóng góp là như nhau.
  • Cấu hình các nhóm: 1-2-All or 1-All như là một chu kỳ nhanh cho những bước dưới đây.

Trình tự và các bước chi tiết:

1. Cùng làm rõ mục đích công việc của bạn (sử dụng Nine Whys  nếu cần thiết) 2 - 5phút
2. Mô tả tiêu chuẩn tiếp cận hoặc những cấu trúc vi mô mà bạn thường hay sử dụng cho phần này (bao gồm cả những người thường hay trình bày) và đánh giá làm thế nào nó thành công và thất bại trong việc đạt được mục đích nêu trên 5 - 10phút
3. Kiểm tra lại và củng cố lại phát biểu về mục đích nếu cần (2- 5phút)
4. Kiểm tra lại và quyết định xem ai cần tham gia và ai liên quan (2 - 5phút)
5. Động não về những cấu trúc vi mô thay thế (cả về cấu trúc thông thường và cấu trúc giải phóng) có thể đạt được mục đích. Quyết định xem những mục đích nào có thể đạt được trong một bước. Nếu không, điều gì phải là mục tiêu trong bước đầu tiên. Tiếp tục chỉ với bước đầu tiên. (5-10phút)
6. Xác định cấu trúc vi mô nào là phù hợp nhất để đạt được mục đích, chọn một và thêm một cái khác để dự phòng. (2 -10phút)
7. Quyết định xem ai sẽ là người được mời và ai sẽ là người hỗ trợ tạo điều kiện cho buổi họp. Viết toàn bộ những quyết định của bạn lên Storyboard. (2 - 10phút)
8. Xác định những câu hỏi và tiến trình mà bạn sẽ dùng để đánh giá thiết kế của bạn. (ví dụ: thiết kế này đã đạt được outcome mong muốn hay chưa? Cả nhóm có làm việc cùng nhau một cách hiệu quả không? Có điều gì mới khả thi không? Sử dụng  What, So What, Now What?) (2- 5 phút)
9. Nếu nhiều bước là cần thiết, trao đổi với nhóm thiết kế và sắp xếp một cuộc họp để làm việc trên Storyboard Nâng Cao (xem mô tả bên dưới) (2-5 phút.)

​Giá trị từ Design StoryBoard mang lại:

• Tạo ra một mục đích rõ ràng cho tất cả mọi người.
• Làm cho công việc trong các cuộc họp hiệu quả và thú vị.
• Cho mọi người cơ hội đóng góp như nhau.
• Tạo ra động lực hợp tác giữa mọi người
• Giúp mọi người tìm thấy vai trò của mình bằng cách thể hiện rõ tất cả các quá trình công việc.
• Tiết lộ những điểm yếu trong kế hoạch cần phải chú ý.
• Tạo động lực sáng tạo và sự đổi mới.

Xem thêm:
Design StoryBoards – Advance
Liberating Structures là gì?
------------------------------------
Hiện tại Scrumviet đang tổ chức một nhóm thực hành Liberating Structures tại Hồ Chí Minh, để cùng chia sẻ và giao lưu với mọi người có cùng mối quan tâm về Liberating Structures. Nếu bạn có hứng thú muốn tham gia những buổi meetup cùng Scrumviet có thể tham gia nhóm tại:

Meetup
Facebook group
​​Group Slack

------------------------------------
Reference: Dịch từ http://www.liberatingstructures.com/21-design-storyboards/