Xây dựng tổ chức học tập với Scrum

Thế giới ngày càng vận hành như một tay đua kiệt xuất, nhanh và vô cùng khó lường. Người dùng ngày càng đòi hỏi nhiều hơn những giá trị mới, khiến những gì được cho là tốt của ngày hôm nay nhanh chóng trở nên bình thường. Dẫn đến các doanh nghiệp phải nhanh hơn nữa để tìm ta giá trị mới, đáp ứng, và làm hài lòng khách hàng. Việc liên tục phải có những giá trị mới, đòi hỏi phải có những sáng tạo, ý tưởng chưa từng có, và làm thế nào để xác định đó là điều khách hàng cần. Đây là một bài toán khó. Lúc này, chỉ dùng những kiến thức, hiểu biết của hiện tại, để giải bài toán này, “dự đoán” được những thay đổi, và đáp ứng được nhu cầu từ khách hàng là không đủ.

Tôi từng kể câu chuyện về người đàn ông say xỉn, chỉ cố gắng tìm kiếm chìa khoá đánh rơi của mình dưới ánh đèn, mà không tìm ở nơi khác. Vì lý do đơn giản rằng, ở đó có ánh sáng!? Tương tự như vậy, cơ hội trong kinh doanh ngày nay, như chiếc chìa khoá bị đánh rơi kia, ánh sáng như kiến thức hiện tại, và bóng tối như những gì bạn không biết. Cơ hội có thể rơi ở nơi có ánh đèn và cả trong bóng tối. Nhưng nếu như chỉ tìm kiếm cơ hội dưới ánh đèn, vậy thì đối thủ cũng sẽ dễ dàng tìm thấy như bạn mà thôi. Vậy, để tạo sự khác biệt và trở nên vượt trội, thì bạn phải biết cách thay đổi, tìm kiếm giải pháp và đổi mới ở những nơi mà chưa ai biết đến. Và bắt đầu học cách tìm những chiếc chìa khoá/ cơ hội trong bóng tối.

Ngày nay, trong kỷ nguyên VUCA này, càng ít đi những cơ hội trong vùng có ánh sáng (kiến thức bạn đã có), mà xuất hiện nhiều hơn ở những vùng tối (nơi bạn chưa biết gì). Vì vậy ngày nay, việc học, khả năng học hỏi quan trọng hơn những kiến thức hiện tại rất nhiều. Vì khi bạn có được cách học, cách tiếp thu nhanh nhất, phù hợp với thời đại này, bạn mới có thể cưỡi trên con sóng của kỷ nguyên V.U.C.A được. Lẽ đó, một tổ chức có năng lực học tập là điều mà các doanh nghiệp nên nghĩ đến, và theo đuổi. Khả năng học tập của tổ chức của bạn tốt bao nhiêu, thì khả năng thành công của doanh nghiệp trong kỷ V.U.C.A càng cao bấy nhiêu.

Tổ Chức/ nhóm Học Tập

Để có thể xây dựng được một tổ chức/ nhóm học tập, thì một mô hình học tập là điều cần phải có. Việc xác định, xây dựng được những vòng lặp và những chu kỳ học tập bên trong mô hình học tập là vô cùng quan trọng. Bài này tôi xin chia sẻ, một mô hình học tập mà tôi tạo ra và áp dụng nó cho rất nhiều nhóm khác nhau, giúp họ học tập và phát triển như sau: 

• Giai đoạn 1 - Inspiration (nguồn cảm hứng): Đây là giai đoạn xác định lý do, và mục đích của việc thu thập dữ kiện hay kiến thức mới là gì? Chúng ta cần học gì? Điều gì cần được làm rõ? Vì sao điều đó lại quan trọng với chúng ta? Giá trị chúng ta sẽ nhận được khi tìm hiểu rõ vấn đề này là gì? Việc xác định rõ mục tiêu và giá trị sẽ giúp nhóm dễ dàng lên kế hoạch và chiến lược để đạt được nó.
• Giai đoạn 2 - Implementation (Thực thi): Khi đã xác định rõ mục tiêu, và giá trị nhận được, thì giai đoạn tiếp theo sẽ là thực thi công việc, để đạt được mục tiêu đó. Việc này có thể bao gồm việc xác định những mốc mục tiêu nhỏ hơn, lên kế hoạch, và tiến hành kế hoạch đó.
• Giai đoạn 3 - Value Integration (Thu hoạch): Khi đã tiến hành, xây dựng và phát triển, việc cần làm là xem xét những gì đã làm được, đánh giá những giá trị này với các bên liên quan khác nhau. Nó có thể là cùng các nhà đầu tư xem xét kết quả cuối cùng, hay đưa những thành phẩm này đến tay người dùng để kiểm chứng độ hài lòng của họ.
• Giai đoạn 4 - Completion & Satisfaction (Hoàn thành chu kỳ và tiếp tục chu kỳ mới): Sau khi nhận được phản hồi từ các bên liên quan và người dùng, thì nhóm cùng nhau xem xét/ đánh giá lại những gì tốt và có thể làm tốt hơn, rút ra bài học, và học từ chúng.
• Trở về lại giai đoạn 1 - Tiếp tục một vòng lặp, một chu kỳ mới của việc học.

Một khi được áp dụng, vòng lặp này sẽ giúp nhóm có được những bước rõ ràng cho việc học và phát triển. Tận dụng tối đa những phản hồi, phân tích, lập mục tiêu tiếp theo, tiến hành và thu hoạch giá trị, qua đó mang lại sự hài lòng nhiều hơn cho người dùng.

Ví dụ: Một nhóm phát triển đang muốn xây dựng một sản phẩm điện thoại thông minh mới chưa từng có trên thị trường. Thị hiếu và khả năng thành công của sản phẩm là vô cùng khó đoán. Để tối ưu khả năng thành công và giúp nhóm xây dựng được sản phẩm mà mọi người đều yêu thích. Nhóm áp dụng mô hình học tập này, qua từng vòng lặp, nhóm phát triển một MVP (sản phẩm khả dụng tối thiểu), đưa nó ra thị trường và kiểm chứng nó với người dùng. Học hỏi từ người dùng, lặp lại vòng lặp và cải tiến nó. Qua đó mỗi ngày nhóm sẽ học được nhiều hơn, và tiến gần hơn đến việc xây dựng một sản phẩm điện thoại mà mọi người đều yêu thích.

4 giai đoạn học tập & Scrum

Nói đến đây các bạn sẽ thấy quen, và có sự tương đồng với vòng lặp Chủ Nghĩa Kinh Nghiệm trong Scrum phải không? Vâng, bản chất vòng lặp này cũng dựa trên Chủ Nghĩa Kinh Nghiệm, và chính vì vậy các bạn sẽ dễ dàng kết hợp nó với Scrum team của mình.

Dưới đây là hình mô tả việc kết hợp vòng lặp học tập vào Scrum:

Khi áp dụng cùng với Scrum thì bốn giai đoạn và vòng lặp một Sprint sẽ như sau:

• Giai đoạn 1 - Inspiration (nguồn cảm hứng): Product Owner liên tục làm việc với các bên liên quan, và quản lý Product Backlog, xác định Product Goal, liên kết nó với mục tiêu của tổ chức, cùng với Scrum team xác định Sprint Goal.
• Giai đoạn 2 - Implementation (Thực thi): Scrum team tiến hành phát triển sản phẩm, lên kế hoạch, và thực thi chúng để có được Done Increment vào cuối Sprint.
• Giai đoạn 3 - Value Integration (Thu hoạch): Scrum team tiến hành Sprint Review với các bên liên quan. Sprint Retrospective sẽ diễn ra trong khoản giai đoạn này, để nhóm nhìn lại và làm tốt hơn trong Sprint sau.
• Giai đoạn 4 - Completion & Satifaction (Hoàn thành chu kỳ và tiếp tục chu kỳ mới): Phát hành giá trị mới ra thị trường, thu thập cảm nhận và phản hồi từ người dùng, qua đó học hỏi, điều chỉnh, thích nghi. Product Owner tiến hành cập nhật Product Backlog và Scrum team tiếp tục Sprint tiếp theo.

Bạn muốn tìm hiểu thêm về cách áp dụng Scrum và có được mô hình học tập này cho nhóm của mình? Hãy liên hệ Scrumviet hoặc tham khảo những khoá học Scrum từ Scrumviet để tìm hiểu sâu hơn về Scrum cũng như cách áp dụng Scrum một cách hiệu quả nhé.

Scrum on!