OKR là gì? Những sai lầm và áp dụng thế nào cho đúng?

OKR là gì?

OKR (viết tắt của Objectives and Key Results) là một công cụ mạnh mẽ giúp thiết lập và đo lường mục tiêu (GOAL). Andrew Grove được biết đến như là cha đẻ của OKR, khi ông đã giới thiệu cách ông áp dụng OKR với Intel trong quyển sách của mình được xuất bản năm 1983 - High Output Management.
​
Cũng vì lý do này mà OKR còn được biết đến với cái tên "iMBOs" (Intel Management by Objectives). John Doerr đã tiếp cận được OKR khi còn là người bán hàng cho Intel, và sau này ông đã giới thiệu nó đến với Google (lúc này khoản vào năm 1999). Sau đó OKR được công nhận tại Google, và nhanh chóng trở thành một phần văn hoá tại đây. Đây cũng chính là bàn đạp giúp OKR trở nên nổi tiếng và được nhiều công ty áp dụng như ngày nay.

OKR là gì? - Scrumviet

​OKR bao gồm 2 phần (Hình minh hoạ bên dưới):

1. Objectives: Còn được hiểu là “What”, tức là mục tiêu, chúng ta cần đạt được là gì?
2. Key Results: Còn được hiểu là “How”, tức là những chỉ số giúp đo lường tiến trình để đạt được mục tiêu đó. Giống như việc trả lời câu hỏi: Làm sao bạn biết được bạn đã đạt được mục tiêu?

Objectives and key results (OKR) là gì? - Scrumviet

Đến đây bạn sẽ thấy ngay lợi ích cơ bản và mạnh mẽ nhất của OKR:
​

• OKR giúp tạo ra được sự kết nối giữa mục tiêu và công việc qua việc giúp nhóm hay cá nhân nhận thức được Objectives và liên kết chúng với key results. Điều này giúp mọi người nhận thức được ý nghĩa trong công việc mình làm, gia tăng kết nối giữa các cá nhân và team, nó cũng giúp gia tăng tính tập trung (‘Focus’) và cam kết (‘Commitment’) cho mục tiêu cần đạt được.

​
Và một vài lợi điểm khác người ta đã nhận định, nhưng bản chất là thuộc về tư duy (mindset). Vì là thuộc về tư duy thì không còn là lợi điểm của chính công cụ đó nữa, mà là do người sử dụng. Cũng chính vì điều này mà tôi muốn chia sẻ về những điều bạn cần lưu ý khi áp dụng OKR, để giúp bạn tối ưu hoá hết được những lợi điểm khác mà OKR có thể mang lại.

Những sai lầm khi sử dụng OKR.

Thứ 1: Đặt Objectives không hướng đến Outcome (Xem thêm bài viết về Input-Output-Outcome): Đây là một sai lầm thường thấy nhất của các nhóm và tổ chức khi đặt mục tiêu nói chung (không riêng gì khi sử dụng OKR). Đó là thiếu liên kết giữa giải pháp ('Output') và giá trị mang lại ('Outcome'). Sai lầm là chỉ tập trung và “What -> How”, nhưng lại quên mất “Why”. Giá trị chúng ta muốn tạo ra cho người dùng là gì? - Thiếu câu trả lời cho câu hỏi này, và không có sự liên kết giữa Outcome đến Objectives dễ dẫn đến sự thiếu liên kết tới người dùng, và khó có thể mang lại giá trị thực sự mà người dùng cần. Công cụ hay phương pháp có tốt thế nào, đặt sai mục tiêu thì bạn sẽ không bao giờ thành công, vì xây dựng thứ người dùng không cần.

Thứ 2: Xem những Key Results đã đặt ra là “mấu chốt” để đạt được Objectives: Đây là một sai lầm cố hữu, thường thấy nhất của những nhóm khi đã đặt mục tiêu và xác định những Key Results nào phải đạt được để đạt được Objective đó, và xem đó như là không thể thay đổi, hay chỉ có con đường đó là dẫn đến việc đạt được mục tiêu. Từ tâm lý này mà dẫn đến việc nếu không đạt được những kết quả đó (Key Results) là tiêu cực, và đạt được chúng là đang dẫn đến thành công. Nhưng bạn thấy đó, chúng ta đang sống trong thời đại V.U.C.A, nơi mà mọi thứ luôn thay đổi, và khó lường. Nên sẽ luôn có những tác động liên tục và dẫn đến những dự đoán về Key Results của bạn vào ngày mai sẽ không còn đúng nữa. Đôi lúc trong thực tế, tuy không đạt được Key Result như lúc đầu đã đề ra nhưng vẫn đạt được Objective, đây là một điều tốt phải không? Nhưng cũng có những thực tế khác, đó là dù đã đạt được Key Results nhưng vẫn không đạt được Objectives. Vậy làm sao để tối ưu hoá, kiểm chứng và điều chỉnh Key Results liên tục để không lãng phí và luôn đảm bảo đạt được Objectives, sẽ còn giúp bạn nhân đôi sức mạnh của OKR.

Thứ 3: Tạo ra rồi để đó. Nghe có vẻ buồn cười nhưng đây lại là thực trạng phổ biến. Rất nhiều tổ chức áp dụng rất bài bản OKR, và dành khá nhiều thời gian để tạo ra chúng nhưng sau đó lại chả ai quan tâm hay xem lại chúng cả. Thật lãng phí công sức, và nguồn lực khi áp dụng và xây dựng thứ chúng ta sau đó chả buồn đụng đến.

Thứ 4: Tạo ra quá nhiều Key Results: việc này dẫn đến sự thiếu tập trung và phân tán nguồn lực vào những đo lường không mang lại giá trị hay không góp phần giúp đạt được mục tiêu cuối cùng.

Và còn nhiều nữa, nhưng tôi chỉ đề cập đến những sai lầm hay mắc phải, và ảnh hưởng nặng nề nhất.

Áp dụng thế nào cho đúng?

OKR không phải là vạn năng, tuy nó là một công cụ hữu ích và mạnh mẽ, nhưng việc áp dụng nó không đúng hay không biết cách để áp dụng, sẽ dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực. Dưới đây là một vài chia sẻ làm thế nào để áp dụng OKR qua đó mang lại tối đa giá trị của công cụ này.

1. Tập trung vào mục tiêu mang lại giá trị cho người dùng (Customer Outcomes). Vì chỉ khi người dùng hài lòng với sản phẩm và trả tiền cho chúng, doanh nghiệp hay tổ chức mới có thể tồn tại.
2. Biết cách thu thập và mời gọi sự đóng góp để xây dựng OKR từ những bên khác nhau, nhất là từ những nhóm xây dựng sản phẩm, thay vì chỉ được xây dựng và áp đặt từ trên xuống.
3. Biết các làm sao để thử nghiệm, thay đổi điều chỉnh, và tối ưu hoá việc đo lường, thử nghiệm Key Results nào là sẽ mang lại giá trị để đạt được mục tiêu, Key Results nào không mang lại giá trị và phải bỏ chúng đi.
4. Không nên tạo quá nhiều Key Results: thường là từ 2 đến 5 là đủ, và làm sao biết phải xác định Key Results nào, thì đây là một quá trình kiểm thử và thay đổi để có được sự tối ưu, chứ không phải là có thể quyết định trong một cuộc họp.
5. Tạo được vòng lặp liên tục, thường xuyên kiểm tra và thích nghi, thay đổi theo tình huống thực tế để có thể điều chỉnh thay đổi chiến lược mà vẫn hướng đến mục tiêu cuối cùng. Vòng lặp này bao lâu thì tuỳ vào tình huống thực tế, mức độ phức tạp của sản phẩm/ dịch vụ đó.

Bạn sẽ thấy rằng, chủ nghĩa kinh nghiệm (Empiricism) sẽ là một sự cộng hưởng rất tốt, và sẽ mang lại giá trị rất lớn giúp cho các team và doanh nghiệp áp dụng và sử dụng OKR thành công. Vì nó giúp họ tạo ra được một văn hoá, một môi trường để có thể liên tục học hỏi và cải tiến việc đo lường qua đó đạt được mục tiêu là giá trị cho người dùng (Customer Outcome).

​Scrum Framework áp dụng OKR được không?

Scrum là framework nên việc áp dụng thêm công cụ OKR vào Scrum team là hoàn toàn được. Như trên tôi đã đề cập về tầm quan trọng của chủ nghĩa kinh nghiệm (Empiricism) khi áp dụng OKR vào môi trường phức tạp. Và Scrum được xây dựng trên chủ nghĩa kinh nghiệm, nên nếu Scrum team áp dụng OKR vào việc đặt mục tiêu và đo lường là hoàn toàn phù hợp, và Scrum team sẽ có được nhiều giá trị từ công cụ này mang lại. Nhưng bạn phải hiểu rõ bản chất của OKR, và những ưu cũng như nhược điểm của công cụ này, thì mới có thể ứng dụng nó và mang lại giá trị tốt nhất được. Bản thân tôi cũng đã giúp rất nhiều nhóm áp dụng OKR vào Scrum team của mình, và tối ưu hoá giá trị của công cụ này.

OKR áp dụng rộng hơn Scrum team, ở mức độ tổ chức thì sao?

​Ken Schwaber và Scrum.org đã xây dựng một framework có tên gọi là Evidence-Based Management (EBM). Để giúp tổ chức, và các Scrum team có thể liên tục kiểm thử, đo lường và tối ưu hoá Customer Outcomes. Cũng như Scrum, EBM cũng được xây dựng trên chủ nghĩa kinh nghiệm (Empiricism). Chính vì vậy khi áp dụng EBM cho tổ chức, sẽ giúp được tổ chức có thể tạo ra môi trường phù hợp cho việc xây dựng mục tiêu, đo lường thành công, và thích nghi một cách linh hoạt với những thay đổi biến động khó đoán từ thị trường. Khi tổ chức áp dụng EBM, giữa tổ chức và Scrum team cũng sẽ có một kết nối mạnh mẽ.

Và quan trọng hơn, EBM bản thân là Framework, nên việc áp dụng EBM với những công cụ đo lường khác nhau như S.M.A.R.T, F.A.S.T hay 4DX (The 4 Disciplines of Execution) cũng đều mang lại giá trị, không chỉ riêng OKR.

Scrum on!